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明昌國際以正航建構優勢    首頁 >
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拋開UNIX厚重外衣,3個月穿上Windows輕巧e裳
專業工具箱外銷冠軍廠商明昌國際
以正航打造靈活優勢

  誰說好的商業流程解決方案,非得耗費鉅資不可?明昌國際從14年前使用UNIX環境ERP,到如今兩岸據點同時改採Windows平台的正航商業解決方案,明昌經驗證明了,正航商業解決方案除具備「彈性靈活」與「成本優勢」外,過去在UNIX能完成的ERP功能,在Windows平台的正航系列中也同樣能順利運作!

低調篤實的中台灣手工具與精密機械產業,其外銷競爭力一向執世界牛耳;位於台中縣外埔鄉,距離大甲火車站約10分鐘車程的明昌國際,正是其中之一。

明昌國際總管理處執行副總經理畢美桂,是公司兩次導入e化成功的關鍵人物(右一)。

  自1975年成立以來,明昌從生產鋼材家具起家,到25年前轉做DIY工具箱,全盛時期競爭同業甚至高達50多家,「我們在當時可說是規模最小的,但今天不論在專業工具箱出口數量或出口金額,明昌都已位居台灣第一」在公司年資已有18年,目前擔任總管理處執行副總經理畢美桂說。

  從當年的規模最小,到如今拔得出口規模頭籌,10年前明昌「轉型專業級工具箱」的決定,成績在近年大幅發酵。如今,明昌產品不僅外銷至歐、日、美洲各大洲的修車廠、裝配廠,更在4年前於江蘇省常州市設立工廠,「5年來台灣與大陸營業額幾乎均成長了3~4倍,公司資料量也大幅攀升」。

   但有趣的是,雖業績與業務量大幅成長,但公司管理組織人數卻僅成長25%;過去須費時2~3天處理的報價流程,現在約半小時即可搞定,成本也比5年前降低約5%;而在庫存週轉率方面,過去呆料停留在倉庫內的平均時間約1-2個月,如今則約20天即可順利消化。

  為什麼?箇中關鍵,就在於明昌使用e化工具的深度與廣度,均遠勝於絕大多數的中小企業。

公司流程瞭然於胸,順利上線!

  「工欲善其事,必先利其器」,善用工具的重要性,早已毋需贅言。對明昌國際來說,不論是14年前採用高規格的UNIX環境ERP系統,或是5年前導入以靈活取勝的正航商業解決方案,明昌都是能在最短時間內順利上線的「模範生」。「UNIX那次花了半年,這次導入正航只花了3個月」,兩次均全程參與的畢美桂,是明昌善用e化工具,提升營運流程與效能最重要的推手。

  回顧這兩段導入過程,她指出e化成功的重要關鍵,主要在於「公司領導者是否有很大決心,並授權有決定權且大家也服氣的人來整體推動」,畢美桂說,雖然公司一直都沒有設置MIS人員,但由於她對公司運作流程著墨甚久,對各單位同仁的工作分配比例也瞭然於心,「像e化基礎工程的編碼作業相當繁複,需要大家分工合作,否則很容易忙的人忙到不行,閒的人又沒事做」,正因工作配置與整合得當,加上對於公司流程具備清楚邏輯,因此明昌的兩次系統導入過程,均可說相當平順。

考量成本與兩岸溝通,拋開UNIX!

  從一開始斥資採用UNIX的ERP流程,到後來決定改用「小而美」的正航商業解決方案,針對這兩種系統的差異性,畢美桂頗有心得。她說,當時以UNIX搭配視窗作業環境,已出現轉檔繁複等不太適用的情況,「如要提供給客戶的文件檔,或是要轉出為Excel報表時,在UNIX環境下很不方便」,加上既有UNIX系統,在兩岸同步作業上有困難,以及在多年UNIX使用過程中,明昌為了讓軟體更符合公司流程,曾付出不少程式修改費用,在在都讓明昌感受到UNIX高成本,以及在介面整合與文件親和度上的弱勢。

  「當時我們考慮新系統時,主要針對三個層面來評估:一是須具備完整的ERP流程,二是要能達到兩岸即時運作,第三則是成本」,畢美桂歸納考量關鍵點指出,在多方比較過程中「價格真的很實惠,而且該有的功能也全都具備」的正航系統,就在此三重優勢下雀屏中選。

善用教學影音與自設欄位,靈活彈性!

  觀察明昌目前使用正航軟體的深度,以「淋漓盡緻」比喻絲毫不為過。如明昌為了讓大陸常州廠同仁能更快上手,「我們用公司特有的流程與詞彙,讓台灣各部門同仁分別錄製教學檔」,畢美桂笑著說,這是因為明昌針對系統做了多處修改,正航的制式教學檔已不盡符合公司需求,「但透過自製影音教學,便可加快大陸廠同仁的上手速度」她說。

  再從使用功能面來看,由於畢美桂對公司商業流程與邏輯掌握度極高,因此明昌在使用正航商業解決方案時,絕不僅止於制式基本報表格式,「如我們就把台灣的銷售訂單加以轉換,不但可同時做海外報價,也可轉成大陸訂單」畢美桂說,甚至連支票列印格式,他們都可透過正航系統自行設計,客戶的關鍵附註事項也能詳加紀錄,「如每位客戶的品質管控重點,只要一個指令資料便能全部秀出,這是在UNIX環境中做不到的」,這項靈活彈性的附註功能,不僅讓前後同仁能順利交接客戶情況,更讓訂單生產的不良率降低至0.5%以下。

  再者,正航的票據系統也可大幅簡化開票流程。舉例來說,過去在郵寄廠商支票時,明昌工作同仁都是透過手寫方式,以另外製作回聯單的方式來讓廠商簽收,相當費工。但在正航商業解決方案中,只要多拉一個欄位到支票下方,打上廠商須注意的回聯單注意事項後,就可一次列印完成,「自設欄位與附註功能真的非常好用」,畢美桂相當推崇正航軟體的靈活特色。

  此外,中小企業最關切的財務環節,正航也能協助企業更準確預估應收與應付帳款時點。畢美桂說,每家客戶的付款時間從30、45、60天不等,付款方式從開信用狀、支票、匯款等更是不一而足,「正航商業解決方案可在應收與應付帳款兩張報表間做結合,順利達到資金預估功能」。商學背景出身的畢美桂,透過正航報表靈活結合與對照,讓明昌踏出穩健的財務步伐,推升企業下一波大成長。

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